Vystavovatelské podmínky

 1. PŘIHLÁŠKA 

 

1/1 Vystavovatel zašle závaznou přihlášku firmě Výstaviště Lysá nad Labem s.r.o., společnosti pro realizaci výstav a veletrhů (dále jen pořadatel) současně s přehledem vystavovaných exponátů a požadavky na přípravu a realizaci expozice. 

 

1/2 Rozhodnutí o přijetí přihlášky provádí výlučně pořadatel, který písemně o svém rozhodnutí uvědomí vystavova-tele. Tímto okamžikem nastává smluvní vztah mezi vystavovatelem a pořadatelem s oboustrannou závazností. Není právní nárok na potvrzení účasti a není povinnost záporné rozhodnutí ze strany pořadatele zdůvodňovat. V případě, že přihláška nebyla potvrzena, je platba za pronájem plochy vrácena vystavovateli v plné výši. 

 

1/3 Přihláškou na sebe přejímá vystavovatel povinnost řídit se platnými českými zákony, předpisy, normami a řády závaznými pro výstaviště. Zároveň se zavazuje plnit všechny závazky vyplývající z jeho účasti.   

 

1/4 Při zrušení účasti ze strany vystavovatele se registrační poplatek nevrací. 

 

1/5 Při stornování ze strany vystavovatele po termínu uzávěrky přihlášek je vystavovatel povinen  uhradit 50% z pronájmu plochy, v době kratší než 1 měsíc před zahájením výstavy je vystavovatel povinen uhradit pronájem plochy v plné výši. 

 

1/6 Vystavovatel je povinen seznámit se po příjezdu na výstaviště s požárním řádem, evakuačním plánem a poplachovými směrnicemi, které jsou volně k dispozici na informačním stánku. 

 

2. VÝSTAVNÍ PLOCHA 

 

2/1 Pořadatel si vyhrazuje právo rozhodovat o umístění expozic v rámci výstavní plochy. Pokud k tomu má pořa-datel závažný důvod, je oprávněn ještě před zahájením realizace expozic změnit výstavní plochu vystavovateli , aniž by měl vystavovatel nárok na odškodnění či změnu výstavních podmínek. Rozšíření výstavní plochy je možné pouze se souhlasem vystavovatele.     

 

2/2 Výstavní plochu není možné přidělit bez zaplacení plné úhrady za nájemné. Při stornování účasti ze strany vystavovatele po potvrzení přihlášky se zaplacené nájemné za plochu nevrací.  

 

2/3 Bez souhlasu pořadatele nesmí vystavovatel přenechat třetí osobě přidělenou výstavní plochu. Další vystavovatel ve stánku může působit pouze po předchozím souhlasu pořadatele. 

 

2/4 Vstup do stánku je povolen vystavovateli v době konání výstavy 1 hodinu před otevřením areálu, stánek musí opustit nejpozději 1 hodinu po uzavření prostoru pro veřejnost. 

 

2/5 Pokud se vystavovatel nedostaví 20 hodin před oficiálním otevřením výstavy, pořadatel  si vyhrazuje právo disponovat neobsazeným prostorem dle vlastního uvážení. 

 

3.  VÝSTAVBA EXPOZICE, MONTÁŽ EXPONÁTŮ, UKONČENÍ VÝSTAVY

 

 3/1 Termín montáže, demontáže a provozní doby výstavy určuje pořadatel a informuje o tom vystavovatele včas před zahájením montáže.  Vystavovatel je povinen, pokud si tuto službu neobjednal  u pořadatele, realizovat a demontovat stánek v době určené pořadatelem. V případě nedodržení termínu montáže a obsazení stánku platí čl. 2/5, v případě demontáže tuto provede pořadatel na náklady vystavovatele. Stánek a zboží vydá po zaplacení všech naběhlých nákladů. Pokud k vyrovnání závazků nedojde, postupuje pořadatel dle článku 6/3. 

 

3/2 Pokud není projekt stánku vypracován projekčním střediskem pořadatele, je vystavovatel povinen  předložit projekt pořadateli včetně el. rozvodů do termínu určeného pořadatelem. Projektová dokumentace musí obsahovat půdorys, řez i celkový pohled na stánek včetně grafického řešení v jednotném měřítku se závaznými kótami. Pořadatel do 14 dnů potvrdí projekt, pokud vyhovuje bezpečnostním předpisům a nenarušuje architektonickou koncepci výstavy. Nevyhovující projekt bude vrácen k přepracování. Montáž expozice není možno zahájit bez schválení projektu pořadatelem.     

 

3/3 Jednotná výška expozice je určena na  2,8m. Zvýšení expozice je možné pouze za předpokladu písemného souhlasu pořadatele. 

 

3/4 Přísun exponátů do expozice si zajišťuje vystavovatel sám. Případné služby v této oblasti si může objednat u pořadatelů. Návoz a odvoz exponátů se řídí pokyny pořadatele.   

 

3/5 Všechny exponáty musí být trvale  vystaveny, jejich rozebírání nebo balení nesmí být zahájeno před oficiálním ukončením výstavy. Pokud toto vystavovatel nedodrží, vystavuje se nebezpečí pokuty ve výši až 100 000 ,- Kč.        

 

3/6 Vystavovatel musí udržovat svůj stánek v čistotě a pořádku a po celou dobu výstavy musí být obsazen minimálně jednou kvalifikovanou osobou. 

 

3/7 Vystavovatel ručí za všechny škody, které vzniknou v důsledku jeho činnosti při výstavbě a likvidaci stánku. Každé poškození výstavní plochy a zařízení pořadatele je vystavovatel povinen uvést do původního stavu nebo zaplatit plnou peněžitou náhradou. 

 

3/8 Přívody a odpady vody, přípojku elektrické energie, stlačeného vzduchu  a telefonu vystavovatel objednává u pořadatele. Vystavovatel odpovídá za to, že objednal správnou dimenzi přípojky elektrické energie a nese odpovědnost, v případě uvedení nesprávných údajů, za následné škody. 

 

4. BEZPEČNOST, POJIŠTĚNÍ 

 

4/1 Pořadatel nenese odpovědnost za ztráty, zničení nebo poškození nebo jeho následky u exponátů a zařízení stánků, jakož i za poškození nebo následky u osob během jejich pohybu na výstavišti, tj. vystavovatel ručí za jím způsobené škody na majetku a zdraví ostatních účastníků, návštěvníků a pořadatele a je povinen nahradit všechny škody v plné výši. 

 

4/2 Vystavovateli se doporučuje uzavřít pojištění. 

 

4/3 Vystavovatel je povinen dodržovat v ČR platné bezpečnostní a jiné předpisy.

 

4/4 Všeobecná ostraha výstavního prostoru je zabezpečena při stavbě, konání a likvidaci akce, pořadatelé však neručí za případné ztráty nebo poškození. Speciální ostrahu si může vystavovatel objednat na vlastní náklady u pořadatele. 

 

4/5 V prostorách výstavní haly platí zákaz kouření. 

 

5. PROPAGACE

 

5/1 Vystavovatel může propagovat svoje zboží pouze ve vlastní expozici a nesmí rušit ostatní vystavovatele. Propagaci mimo stánek je nutno objednat u pořadatele. 

 

5/2 Bez souhlasu pořadatele není povoleno filmovat a fotografovat ve výstavních prostorách. 

 

5/3 Je zakázáno dělat reklamu firmám nezúčastněným na výstavě bez povolení pořadatele. 

 

5/4 Vystavovat je možné pouze zboží uvedené v přihlášce. Změny povoluje pouze pořadatel. 

 

6. PLATEBNÍ PODMÍNKY 

 

6/1 Platba za pronájem výstavní plochy musí být uhrazena dle stanoveného termínu na faktuře. 

 

6/2 Všechny platby za služby organizátora nebo jeho subdodavatelů budou uhrazeny na základě faktury nebo hotově do doby zahájení výstavy. Vystavovatel se zavazuje zaplatit pořadateli veškeré objednané služby do 10 dnů ode dne odeslání faktury a za každý den prodlení platby zaplatit smluvní penále ve výši 0,05% z fakturované částky. V případě nevyrovnání závazků nebude vystavovateli  umožněn vstup do výstavní expozice  a vzniklé náklady mu budou přeúčtovány. 

 

6/3  Platba za služby uskutečněné vystavovatelům v průběhu výstavy  budou řešeny na smluvním základě. V případě nevyrovnání závazků do ukončení akce má právo pořadatel  zadržet zboží tohoto účastníka a uskladnit ho na náklady a riziko vystavovatele do doby vyrovnání závazků.  Pokud k tomu nedojde do 1 měsíce, má pořadatel právo toto zboží prodat a z prodeje pokrýt své nezbytné a prokazatelné náklady. Pořadatel provede vyúčtování a event. zbytek prostředků vrátí vystavovateli. 

 

6/4 Ceny za výstavní plochy a další služby zajišťované pořadatelem jsou stanoveny dohodou. 

 

7. RŮZNÉ 

 

7/1 V případě, že vystavovatel poruší některou ze závazných podmínek účasti na akci, je pořadatel oprávněn vyloučit ho z účasti na akci bez jakékoliv náhrady. 

 

7/2 Vedení  výstavy má právo z důležitých důvodů termín konání, místo a délku výstavy upravit bez nároků na možnost zrušení účasti vystavovatele nebo jeho odškodnění. V případě, že ze závažných důvodů nebo vyšší moci bude nucen pořadatel výstavu zrušit, budou vystavovatelům vráceny všechny platby za pronájem plochy po odečtení skutečných a prokazatelně vynaložených nákladů na akci, max. ale do 10% sumy zaplacené za pronájem. Vrácení zbývajících vložených prostředků proběhne do 2 měsíců ode dne, kdy byli vystavovatelé uvědoměni o zrušení výstavy.  

 

7/3 Reklamace na služby poskytnuté pořadatelem je nutno provádět okamžitě, maximálně do 24 hodin po oficiálním ukončení výstavy. 

 

7/4 Pořadatel má právo na změny nebo doplnění výstavních podmínek. 

 

7/5 Vystavovatel je povinen podřídit se  pokynům pořadatele v záležitostech týkajících se výstavy.  

 

 

Na Vaši účast se těší  

 

Výstaviště Lysá nad Labem spol. s r.o.

Masarykova 1727

289 22 Lysá nad Labem

E-mail: vll@vll.cz

www.vll.cz